Z początkiem 2016 roku przepisy Kodeksu spółek handlowych (ksh) zawierają nowe ograniczenia związane z wysokością dywidendy. Ograniczenia te mają zastosowanie do spółek, które prowadzą działalność badawczo-rozwojową, w szczególności mają w swoich księgach rachunkowych niezamortyzowane koszty zakończonych prac rozwojowych. Nie ma znaczenia, czy spółka sporządza sprawozdanie finansowe zgodnie z ustawą o rachunkowości (uor) czy MSSF.

Zasady ustalania kwoty dywidendy zawiera ksh. Do końca 2015 roku zwracano przede wszystkim uwagę na regulacje zawarte w art. 192 oraz 348 ksh. Zgodnie z tymi przepisami kwota przeznaczona do podziału między (odpowiednio spółka z o.o. i SA) wspólników i akcjonariuszy nie może przekraczać zysku za ostatni rok obrotowy, powiększonego o niepodzielone zyski z lat ubiegłych oraz o kwoty przeniesione z utworzonych z zysku kapitałów zapasowego i rezerwowych, które mogą być przeznaczone do podziału. Kwotę tę należy pomniejszyć o niepokryte straty, udziały własne oraz o kwoty, które zgodnie z przepisami lub umową spółki powinny być przekazane z zysku za ostatni rok obrotowy na kapitały zapasowy lub rezerwowe.

Od 2016 roku przepisy ksh zawierają nowe ograniczenia związane z wysokością dywidendy w stosunku do spółek, które prowadzą działalność badawczo-rozwojową, w szczególności mają w swoich księgach rachunkowych niezamortyzowane koszty zakończonych prac rozwojowych. Jak wynika z nowelizacji ksh wprowadzonej ustawą z 23 lipca 2015 r. o zmianie ustawy o rachunkowości i innych ustaw (Dz.U z 2015 r. poz. 1333) spółki te nie mogą dzielić wyniku finansowego, w szczególności przeznaczać go na dywidendy, jeśli jednostka posiada podlegające jeszcze amortyzacji koszty rozwojowe, a inne kapitały zapasowe i rezerwowe dostępne do podziału oraz zyski z lat ubiegłych są w niewystarczającej wysokości.
Zasada ta została ujęta w nowo dodanym art. 191 § 4 dla spółek z o.o. i art. 347 § 4 dla spółek akcyjnych i w konsekwencji też komandytowo-akcyjnych.

Oznacza to zwiększenie wartości kapitałów własnych w jednostkach, które prowadzą prace rozwojowe. Nie będą mogły one rozdystrybuować części wypracowanego zysku, jeśli nie zakończyły jeszcze amortyzowania prac rozwojowych, a wartość dotychczasowa kapitałów o charakterze rezerwowym (zapasowych i rezerwowych) jest niższa niż wartość tych niezamortyzowanych prac.

Ważne
Koszty prac rozwojowych to koszty, które jednostka poniosła na projektowanie, wykonanie i testowanie prototypów i modeli doświadczalnych, nowych lub udoskonalonych materiałów, produktów, urządzeń, systemów. Ważne jest, aby poniesienie tych kosztów miało miejsce przed wdrożeniem ich wyników do produkcji seryjnej.

Przykład 1 – koszt prac rozwojowych
Alfa sp. z o.o. jest spółką prowadząca prace rozwojowe. Jest to tzw. startup powstały w 2015 roku. Kapitał podstawowy spółki wynosi 600.000 zł, a kapitał zapasowy 40.000 zł. Inne pozycje kapitałowe nie występują. Spółka posiada wniesione aportem prace rozwojowe o wartości początkowej 1.400.000 zł i dotychczasowym umorzeniu 420.000 zł. Za 2015 rok spółka wypracowała zysk w wysokości 70.000 zł i nie będzie mógł być on rozdzielony między właścicieli, ponieważ suma kapitałów rezerwowych i zapasowych jest niższa niż wartość nieodpisanych nakładów na prace rozwojowe. Wartość netto prac rozwojowych 980.000 zł (1.400.000 zł - 420.000 zł ) jest wyższa niż wartość kapitałów rezerwowych i zapasowych 40.000 zł.

Koszty zakończonych już prac rozwojowych można zaliczyć do wartości niematerialnych i prawnych i wykazać w bilansie, pod warunkiem, że spełniają wszystkie ustawowe kryteria (art. 33 ust. 2 uor):

1. produkt lub technologia wytwarzania są ściśle ustalone, a dotyczące ich koszty prac rozwojowych wiarygodnie określone,
2. techniczna przydatność produktu lub technologii została stwierdzona i odpowiednio udokumentowana i na tej podstawie firma podjęła decyzję o wytwarzaniu tych produktów lub stosowaniu technologii,
3. koszty prac rozwojowych jednostka pokryje, według przewidywań – np. dysponuje odpowiednimi badaniami rynku, przychodami ze sprzedaży tych produktów lub zastosowania technologii.

Analogiczne kryteria są zawarte w MSR 38 „Wartości niematerialne”.

Ujęcie tych składników jest możliwe tylko pod warunkiem, że jednostka jest w stanie udowodnić zdolność do użytkowania lub sprzedaży składnika wartości niematerialnych oraz posiadanie możliwości finansowych, technicznych lub innych do dokończenia prowadzonych prac. W tym celu może konieczne być sporządzenie na przykład biznesplanu.

Koszty zakończonych prac rozwojowych wycenia się, biorąc pod uwagę rzeczywiste poniesione koszty związane z konstrukcją nowych albo ulepszonych produktów lub technologii wytwarzania. Obejmują one zwykle:

• wynagrodzenia pracowników zaangażowanych w prace rozwojowe,
• koszty materiałów i usług wykorzystanych w toku prac rozwojowych,
• amortyzację rzeczowego majątku trwałego w części, w jakiej został wykorzystany na potrzeby prac rozwojowych.

Nie zalicza się do kosztów zakończonych prac rozwojowych kosztów sprzedaży.

Wyceniając koszty zakończonych prac rozwojowych, trzeba je wykazać w wartości skorygowanej o odpisy amortyzacyjne i odpisy z tytułu trwałej utraty wartości. I ta wartość jest kluczowa dla wskazania, w jakim stopniu zysk za bieżący okres może podlegać ograniczeniom w przeznaczeniu na dywidendy.

Zauważyć przy okazji należy, iż wg brzmienia ustawy o rachunkowości obowiązującego do końca 2015 roku, nie można było amortyzować tego składnika aktywów dłużej niż 5 lat (art. 33 ust. 3 uor). Natomiast nowelizacja ustawy o rachunkowości (wspomniana ustawa z 23 lipca 2013 r.) przewiduje, iż koszty zakończonych prac rozwojowych powinny być amortyzowane przez przewidywany okres przynoszenia przez nie korzyści ekonomicznych, nawet jeśli będzie on dłuższy niż 5 lat. Jedynie w sytuacji, gdy tego okresu nie będzie można w sposób wiarygodny oszacować, amortyzowane będą przez okres nie dłuższy niż 5 lat. Oznacza to, iż w jednostkach, które jednocześnie mają niewystarczające kapitały zapasowe i rezerwowe, będące w dyspozycji do podziału, oraz wydłużono okres amortyzacji kosztów zakończonych prac rozwojowych, nie tylko za 2015 rok, ale i lata następne - może nie być wypłacana dywidenda.

Przepisy prawa podatkowego dają obecnie kilka możliwości rozliczenia nakładów na prace rozwojowe. Koszty prac rozwojowych mogą być zaliczane do kosztów uzyskania przychodów:

1. w miesiącu, w którym zostały poniesione albo począwszy od tego miesiąca w równych częściach w okresie nie dłuższym niż 12 miesięcy, albo
2. jednorazowo w roku podatkowym, w którym zostały zakończone, albo
3. poprzez odpisy amortyzacyjne dokonywane zgodnie z art. 16m ust. 1 pkt 3 ustawy o CIT (art. 22m ust. 1 pkt 3 ustawy o PIT) od wartości niematerialnych i prawnych.

Można zatem nie traktować nakładów na prace rozwojowe podatkowo, jako wartości niematerialnych i prawnych, można je zaliczać wprost w koszty uzyskania przychodów. Istnieje też możliwość ujmowania ich jako WNiP i amortyzowanie.
Do ustalenia jednak wartości kwoty wyniku finansowego, znaczenie ma tylko sposób naliczania amortyzacji bilansowej.

Przykład 2 – ograniczenia w wypłacie dywidendy
Jednostka poniosła nakłady na wyprodukowanie prototypu maszyny do produkcji nowych opakowań PET. Prace zakończyły się sukcesem i kierownik podjął decyzję o seryjnej produkcji maszyny od 2015 roku. Poniesione koszty wyniosły 75.200 zł i zgodnie z prognozą wielkości sprzedaży zostaną one pokryte przychodami ze sprzedaży od I kwartału 2016 roku. Firma zdecydowała, że rozliczenia kosztów prac rozwojowych będzie dokonywać w ciągu 3 lat. W bilansie za 2015 rok jednostka wykaże więc 75.200 zł, a pomniejszy o odpisy amortyzacyjne w wysokości 2.088,89 zł miesięcznie, kiedy maszyna zostanie przekazana do użytkowania. Chcąc wypłacić dywidendy, zarząd rekomendując podział wyniku finansowego, musi sprawdzić, czy na koniec 2015 roku kwota kapitałów zapasowych, rezerwowych dostępnych do podziału oraz dotąd nierozliczonych zysków z lat ubiegłych jest wyższa niż 75.200 zł. Jeśli tak, to zysk za 2015 rok będzie mógł być przeznaczony na dywidendy.

Podstawa prawna:

• art. 191 § 4 i art. 347 § 4 ustawy z 15 września 2000 r. - Kodeks spółek handlowych (tekst jedn, Dz.U. z 2013 r. poz. 1030 ze zm.),
• art. 33 ust. 3 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn., Dz.U z 2013 r. poz. 330 ze zm.),
• art. 5 ustawy z 23 lipca 2015 r. o zmianie ustawy o rachunkowości i innych ustaw (Dz.U z 2015 r. poz. 1333),
• Międzynarodowy Standard Rachunkowości nr 38 „Wartości niematerialne”.

Wydział Zarządzania Uniwersytetu Warszawskiego