Kiedy należy sporządzić dokumentację podatkową transakcji z krajowymi podmiotami powiązanymi?
Syn udziałowca spółki z o.o. (udziały powyżej 5%) świadczy usługę dla spółki w zakresie sprzedaży paliw - roczna wartość sprzedaży to kwota 250.000 zł. Córka udziałowca spółki (udziały poniżej 5%) wynajmuje lokal od spółki na działalność gastronomiczną - roczna opłata za czynsz to 80.000 zł. Udziałowiec, członek rady nadzorczej spółki (udziały poniżej 5%) świadczy usługę dla spółki w zakresie nadzoru i konserwacji systemów alarmowych, a roczna sprzedaż wynosi 40.000 zł. Udziałowiec spółki (udziały poniżej 5%) wynajmuje od spółki lokal do prowadzenia działalności gospodarczej - roczna opłata to 20 000,00 zł.
Czy w powyższych przypadkach występują powiązania między spółką z o.o. a udziałowcami i członkami ich rodzin?
W którym przypadku należy przygotować dokumentację podatkową?

Odpowiedź
W pierwszym przypadku wystąpi obowiązek sporządzenia specjalnej dokumentacji podatkowej. Natomiast w pozostałych sytuacjach taki obowiązek nie wystąpi.

Uzasadnienie

Zgodnie z przepisami art. 25a ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych – u.p.d.o.f., obowiązek sporządzenia specjalnej dokumentacji podatkowej ciąży na podatnikach dokonujących transakcji:

1. z podmiotami powiązanymi z tymi podatnikami (określonymi w art. 25 ust. 1 i 4 u.p.d.o.f.) lub
2. w związku z którymi zapłata należności wynikających z takich transakcji dokonywana jest bezpośrednio lub pośrednio na rzecz podmiotu mającego miejsce zamieszkania, siedzibę lub zarząd na terytorium lub w kraju stosującym szkodliwą konkurencję podatkową, jeżeli jedną ze stron takiej umowy jest podmiot mający miejsce zamieszkania, siedzibę lub zarząd na takim terytorium lub w kraju.

Powiązania między podmiotami powodujące obowiązek sporządzenia wspomnianej wyżej dokumentacji podatkowej wystąpią, jeżeli:

1. podmiot krajowy (mający miejsce zamieszkania, siedzibę lub zarząd na terytorium RP) bierze udział bezpośrednio lub pośrednio w zarządzaniu przedsiębiorstwem położonym poza terytorium RP lub w jego kontroli (posiada udział w kapitale tego przedsiębiorstwa), albo
2. podmiot zagraniczny (mający miejsce zamieszkania, siedzibę lub zarząd poza terytorium RP) bierze udział bezpośrednio lub pośrednio w zarządzaniu podmiotem krajowym lub w jego kontroli (posiada udział w kapitale tego podmiotu krajowego), albo
3. ta sama osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej równocześnie bezpośrednio lub pośrednio bierze udział w zarządzaniu podmiotem krajowym i podmiotem zagranicznym lub w ich kontroli albo posiada udział w kapitale tych podmiotów.

Jeżeli w wyniku takich powiązań zostaną ustalone lub narzucone warunki różniące się od warunków, które ustaliłyby między sobą niezależne podmioty, i w wyniku tego podatnik nie wykazuje dochodów albo wykazuje dochody niższe od tych, jakich należałoby oczekiwać, gdyby wymienione powiązania nie istniały, to dochody danego podatnika oraz należny podatek określa się bez uwzględnienia warunków wynikających z tych powiązań (art. 25 ust. 1 u.p.d.o.f.).

Powyższe dotyczy także przypadku, gdy:

1. podmiot krajowy bierze udział bezpośrednio lub pośrednio w zarządzaniu innym podmiotem krajowym lub w jego kontroli albo posiada udział w kapitale innego podmiotu krajowego, albo
2. ta sama osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej równocześnie bezpośrednio lub pośrednio bierze udział w zarządzaniu podmiotami krajowymi bądź w ich kontroli albo posiada udział w kapitale tych podmiotów (art. 25 ust. 4 u.p.d.o.f.).

Trzeba też dodać, że przepisy dotyczące powiązań pomiędzy podmiotami stosuje się także do powiązań o charakterze rodzinnym lub wynikających ze stosunku pracy albo majątkowych pomiędzy podmiotami krajowymi lub osobami pełniącymi w nich funkcje zarządzające lub kontrolne albo nadzorcze oraz jeżeli którakolwiek osoba łączy takie funkcje w tych podmiotach. Przez pojęcie powiązań rodzinnych rozumie się małżeństwo oraz pokrewieństwo lub powinowactwo do drugiego stopnia.
Natomiast wspomniane wyżej posiadanie udziału w kapitale innego podmiotu oznacza sytuację, w której dany podmiot bezpośrednio lub pośrednio posiada w kapitale innego podmiotu udział nie mniejszy niż 5%.

Bardzo ważny warunek nakładający obowiązek sporządzenia dokumentacji podatkowej, to limity transakcji określane w kwotach obejmujących VAT.
Obowiązek ten obejmuje transakcję lub transakcje między podmiotami powiązanymi, w których łączna kwota lub jej równowartość wynikająca z umowy lub rzeczywiście zapłacona w roku podatkowym łączna kwota wymagalnych w roku podatkowym świadczeń przekracza równowartość:

1. 30.000 euro – w przypadku świadczenia usług, sprzedaży lub udostępnienia wartości niematerialnych i prawnych, albo
2. 50.000 euro – w pozostałych przypadkach.

Wielkości te przelicza się na walutę polską po średnim kursie ogłaszanym przez NBP, obowiązującym w ostatnim dniu roku podatkowego poprzedzającego rok podatkowy, w którym została zawarta transakcja (umowa) objęta obowiązkiem sporządzania dokumentacji podatkowej.

Z tabeli NBP nr 254/A/NBP/2015 z 31 grudnia 2015 r. wynika, że średni kurs euro wynosi 4,2615 zł, co oznacza, że limit równowartości 30.000 euro wyniesie 127.845 zł.
Z przytoczonych tu przepisów wynika, że tylko w pierwszym przypadku przedstawionym w pytaniu wystąpi obowiązek sporządzenia specjalnej dokumentacji podatkowej. Mamy tu bowiem do czynienia z powiązaniami: rodzinnym oraz kapitałowym, a wartość transakcji w roku podatkowym przekracza wspomniany wyżej limit równowartości w złotych 30.000 euro. W pozostałych przypadkach obowiązek taki nie wystąpi.

Od 1 stycznia 2017 r. szerokiej zmianie ulegną przepisy art. 25a u.p.d.o.f. Odpowiedź na to pytanie, kiedy należy sporządzić dokumentację podatkową transakcji w odniesieniu do nowego stanu prawnego zależy od wielkości firmy.
Dokumentację tę będą musieli bowiem sporządzać podatnicy prowadzący działalność gospodarczą, którzy w roku podatkowym oraz w roku poprzedzającym rok podatkowy prowadzą i prowadzili księgi rachunkowe:

1. dokonujący w roku podatkowym transakcji z podmiotami powiązanymi (art. 25 ust. 1 i 4 u.p.d.o.f.) mających istotny wpływ na wysokość ich dochodu (straty), lub
2. ujmujący w roku podatkowym w księgach rachunkowych inne zdarzenia, których warunki zostały ustalone (lub narzucone) z podmiotami powiązanymi, mające istotny wpływ na wysokość ich dochodu (straty)

– których przychody lub koszty, w rozumieniu przepisów o rachunkowości, ustalone na podstawie prowadzonych ksiąg rachunkowych przekroczyły w roku poprzedzającym rok podatkowy równowartość 2.000.000 euro.

W związku z tym, że wyrażone w euro wielkości przelicza się na walutę polską po średnim kursie ogłaszanym przez NBP, obowiązującym w ostatnim dniu roboczym roku podatkowego poprzedzającego rok podatkowy, którego dotyczy dokumentacja podatkowa, obecnie trudno ustalić wielkość wspomnianego limitu w złotych. Poza tym obowiązek dotyczy podatników prowadzących księgi rachunkowe, a to nie wynika z pytania.

Warto też zwrócić uwagę na przepisy przejściowe dotyczące obowiązku sporządzania dokumentacji podatkowej. Z art. 10 ustawy z 9 października 2015 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz niektórych innych ustaw wynika, że przepisy m.in. art. 25 ust. 5a i art. 25a ust. 1-1g, 2b-2i, 3d, 4, 4a, 5, 7 i 8 u.p.d.o.f. w nowym brzmieniu stosuje się od roku podatkowego rozpoczynającego się po 31 grudnia 2016 r.

Natomiast, co ważne, do transakcji oraz innych zdarzeń rozpoczętych i niezakończonych przed 1 stycznia 2017 r. stosuje się nowe przepisy w zakresie tej części transakcji lub innych zdarzeń, które są realizowane po 31 grudnia 2016 r.