Czy w przypadku, gdy kierownikiem jednostki jest organ wieloosobowy, a jedna osoba z tego organu (zarządu) pisemnie przyjęła odpowiedzialność za nadzór w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, za składanie rocznego sprawozdania finansowego, za obowiązki wynikające z JPK, a także rozliczenia publicznoprawne (VAT, CIT, podatki lokalne, PFRON) to pozostali członkowie tego organu ponoszą odpowiedzialność za naruszenie przepisów (ustawa o rachunkowości, ustawa o CIT i inne w zakresie zobowiązań publicznoprawnych) i czy wobec pozostałych członków zarządu organ kontrolny może zastosować kary porządkowe i karnoskarbowe, a także kary wynikające z ustawy o rachunkowości?

Odpowiedź

Odpowiedź na postawione pytanie o odpowiedzialność pozostałych członków zarządu jest dość trudna i nie może być wyrażona jednoznacznym stwierdzeniem: ponoszą lub nie ponoszą odpowiedzialności. Jest to tym bardziej skomplikowane, gdyż istnieją różne rodzaje odpowiedzialności, np. cywilna (deliktowa i kontraktowa), karna oraz odpowiedzialność karnoskarbowa.

Zgodnie z art. 4 ust. 5 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości - dalej u.o.r. - kierownik jednostki, o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej, ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą, w tym z tytułu nadzoru, również w przypadku, gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości - z wyłączeniem odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury - zostaną powierzone innej osobie lub przedsiębiorcy, o którym mowa w art. 11 ust. 2, za ich zgodą.
Przyjęcie odpowiedzialności przez inną osobę lub przedsiębiorcę powinno być stwierdzone w formie pisemnej. W przypadku, gdy kierownikiem jednostki jest organ wieloosobowy, a nie została wskazana osoba odpowiedzialna, odpowiedzialność ponoszą wszyscy członkowie tego organu.

Z treści przytoczonego przepisu (zdanie ostatnie) można wnioskować, że ustawodawca przewidział, jeżeli nie zwolnienie, to ograniczenie odpowiedzialności pozostałych członków zarządu, jeśli została wskazana osoba w zarządzie odpowiedzialna za rachunkowość oraz odpowiedzialność tę przyjęła. Tak więc, w ramach organu spółki, jakim jest np. zarząd, możliwe wydaje się takie unormowanie zakresu obowiązków poszczególnych jego członków, które w określonych okolicznościach może pozwolić na ograniczenie odpowiedzialności karnej w odniesieniu do członków zarządu wyłączonych z prowadzenia spraw rachunkowo-finansowych spółki.

Moim zdaniem, ponieważ w składzie wieloosobowego zarządu może istnieć wyraźny podział obowiązków, z którego może wynikać, iż za sprawy rachunkowości odpowiada jeden z członków tego organu, to główna odpowiedzialność (jeżeli można tak to określić) będzie spoczywać na nim, a nie na całym zarządzie. Takie delegowanie odpowiedzialności powinno mieć jednak miejsce w formie pisemnej i być zaakceptowane przez danego członka zarządu. Jednakże taki podział obowiązków i odpowiedzialności za sprawy prowadzenia ksiąg rachunkowych nie oznacza przekazania całych uprawnień zarządu tej osobie, bo te wynikają np. z kodeksu cywilnego i postanowień umowy.

Można zastanowić się, czy członek zarządu, który zgodził się przyjąć odpowiedzialność za sprawy rachunkowości, mógłby ją ponosić z wykluczeniem innych członków tego organu, gdyby pozostali członkowie zarządu wstrzymali np. przeprowadzenie inwentaryzacji we właściwym terminie, uznając, że wyłączenie magazynu na czas inwentaryzacji spowoduje straty dla spółki. Jak duża byłaby odpowiedzialność takiego członka zarządu, jeżeli stwierdziłby, że użytkowany w spółce program księgowy jest niezgodny z przepisami ustawy i powinien zostać niezwłocznie wymieniony na inny, natomiast reszta członków zarządu nie widziałaby takiej potrzeby, blokując zakup i wdrożenie nowego systemu FK.

Jak należałoby ocenić odpowiedzialność takiego członka zarządu, który postanowiłby dokonać zmiany na stanowisku głównego księgowego oraz innych pracowników działu, gdy stwierdziłby ich zupełną niekompetencję, a pozostali członkowie zarządu, w tym prezes, do którego kompetencji należą sprawy kadrowe, nie wyrazili na to zgody? Czy w takim przypadku odpowiedzialność za błędy i inne nieprawidłowości sprawozdania finansowego mogłaby dotyczyć wyłącznie członka zarządu, który ze względu na podział kompetencji przyjął odpowiedzialność za sprawy księgowo-finansowe? Moim zdaniem powinni odpowiadać również pozostali członkowie zarządu, a stopień odpowiedzialności powinien określić sąd.

Ponadto, na podstawie art. 4a ust. 1 i 2 u.o.r., kierownik jednostki oraz członkowie rady nadzorczej lub innego organu nadzorującego jednostki są zobowiązani do zapewnienia, aby sprawozdanie finansowe, skonsolidowane sprawozdanie finansowe, sprawozdanie z działalności oraz sprawozdanie z działalności grupy kapitałowej spełniały wymagania przewidziane w ustawie. Kierownik jednostki oraz członkowie rady nadzorczej lub innego organu nadzorującego jednostki odpowiadają solidarnie wobec spółki za szkodę wyrządzoną działaniem lub zaniechaniem stanowiącym naruszenie obowiązku wynikającego z art. 4a ust. 1 u.o.r. Przepis ten nie zezwala na zdjęcie odpowiedzialności z tego tytułu z kierownika jednostki jako organu wieloosobowego oraz członków rady nadzorczej.

Na zakończenie należy dodać, że zgodnie z art. 9 § 3 ustawy z 10 września 1999 r. - Kodeks karny skarbowy sprawcą przestępstwa lub wykroczenia skarbowego jest ten, kto na podstawie przepisu prawa, decyzji organu, umowy lub faktycznego wykonywania zajmuje się sprawami gospodarczymi, w szczególności finansowymi osoby fizycznej lub prawnej.