Jakie są kolejne kroki cyfryzacji w podatkach i VAT planowane w 2018 roku?
Rok 2018 to kolejny rok przełomowych zmian, od 2016 roku obserwujemy jak cała Polska krok po kroku przechodzi z ery analogowej na cyfrową, z papierowej księgowości na elektroniczną i to w wydaniu ogólnopolskim a nie wybranych branż, liderów itp… Ministerstwo Finansów postanowiło ostatecznie ucyfrowić podatki. Cyfryzacja to nie tylko ułatwienie dla urzędów i podatników, ale również skutki wywołujące obowiązki dla podatników. Co nam przynosi rok 2018? Jakie wyzwania przed nami stoją?
Jednolity Plik Kontrolny będzie dotyczył wszystkich i wkrótce wszystkich struktur.
Digitalizacja w zakresie raportowania do Ministerstwa Finansów, swój początek miała już w 2016 roku. Wymogi, które wówczas weszły, dotyczyły dużych przedsiębiorstw, w 2017 roku zaczęły obowiązywać małych i średnich. Stopniowo zostały wprowadzone obowiązki raportowania całej działalności handlowej, począwszy od podatku VAT, zapisów w księgach, na rachunkach bankowych, sprzedaży, a kończąc na ruchach magazynowych. Od stycznia 2018r. raportowanie struktury JPK_VAT dotyczy już wszystkich przedsiębiorców, na razie nie obejmuje jeszcze paragonów fiskalnych, ale wszystko wskazuje na to, że to tylko kwestia czasu. Z kolei od lipca 2018 roku małe i średnie firmy, jak i mikroprzedsiębiorstwa będą musiały przekazywać na żądanie w formie JPK wszystkie dane m.in. z: ksiąg rachunkowych, wyciągów bankowych, dowodów magazynowych, faktur VAT i ewidencji uproszczonych. Na żądanie organu podatkowego, będą oni musieli przekazywać również te struktury JPK. To istotne informacje gdyż konsekwencje błędów w JPK lub ich niezłożenia mogą być uznane jako wykroczenia skarbowe obarczone grzywną w wysokości 20 krotności płacy minimalnej (czyli w 2017 roku do 40 tys zł), a kary za czyny uznane za przestępstwa skarbowe wynoszą od 10-120 stawek dziennych (gdzie stawka dzienna może wynosić od 1/30 płacy minimalnej aż do jej 400-krotności).
Przygotowywanie i wysyłka JPK może odbywać się za pomocą wielu dostępnych nakładek i programów specjalistycznych, których szeroka oferta jest dostępna na rynku. Wciąż jednak niewiele rozwiązań dostarcza kompleksową obsługę procesów wraz z istotnymi funkcjonalnościami, choćby niezbędnymi na potrzeby ewentualnej kontroli i składania wyjaśnień przez urzędem skarbowym. Takie funkcjonalności to choćby pełna kontrola samego procesu walidacji danych, próbnych przetwarzań, podglądu i archiwizacji danych, możliwości podglądu wysłanych danych historycznych, ich filtrowania, wyszukiwania, sortowania, czy eksportu do Ms Excel. Pełną integrację i automatyzację wysyłki komunikatów na bramkę Ministerstwa, archiwizację tychże komunikatów, podgląd jak i wydruk ich UPO, a także łącze do danych szczegółowych w systemie ERP, czy możliwość edycji i automatyzacji procesu przygotowania korekt, wbudowane sprawdzanie czy podatnik jest czynnym podatnikiem VAT etc. Tego typu zaawansowane możliwości zapewnia miedzy innymi rozwiązanie dostarczane przez spółkę Hogart działającą na rynku IT od ponad 25 lat, po które sięgnęło już sporo polskich przedsiębiorstw, więcej szczegółów można przeczytać na stronie producenta, Hogart JPK. Warto też zauważyć, że rozwiązanie firmy Hogart jest kompatybilne z wieloma programami ERP. Pamiętajmy zatem żeby system jaki będziemy wykorzystywać do generowania JPK, nie tylko pozwolił na samą wysyłkę, ale także zapewnił nam odpowiednie archiwizowanie informacji, jak również możliwość jej przeglądania w razie kontroli.
Należyta staranność wymaga weryfikacji kontrahentów na portalu MF jak i Vies.
JPK to jedynie jeden z elementów cyfrowej układanki. Kolejnym jej elementem jest udostępnienie portalu MF do celów weryfikacji kontrahentów, komisja Europejska także dostarcza analogiczny portal zwany Vies, do weryfikacji kontrahentów EU. Od 2017 roku w ramach działań mieszczących się w ramach tzw. dochowania należytej staranności, na podatnika nakłada się wymóg weryfikacji czy podmiot z jakim współpracujemy jest czynnym podatnikiem VAT, czy też nie. Dosyć częstym zarzutem ze strony urzędów skarbowych przy wypłacie podatku VAT jest właśnie brak weryfikacji naszego kontrahenta pod tym względem. Możliwość odzyskania przez podatnika VAT podatku naliczonego, musi odbyć się po wcześniejszym zweryfikowaniu podmiotu. Weryfikacji dokonuje się na podstawie numeru NIP, ręcznie w Internecie na portalu Ministerstwa Finansów. W sytuacji, gdy do sprawdzenia mamy kilku kontrahentów – nie jest to żaden problem. Problem pojawia się jednak w momencie, gdy mamy ich do sprawdzenia wielu, wówczas weryfikacja ręczna jest zbyt pracochłonna. Należy także pamiętać, iż weryfikacja powinna zostać w należyty sposób udokumentowana na potrzeby ewentualnej kontroli, ręczna weryfikacja również nie daje nam takich możliwości.
Także tego typu rozwiązania oferuje wcześniej wspomniana firma Hogart – specjalistyczny moduł Hogart Czynny Podatnik VAT pozwala szybko i bezproblemowo dokonać masowej weryfikacji kontrahentów pobierając dane z kartotek dowolnego systemu ERP, czy poprzez wskazanie pliku z listą numerów NIP. Moduł jest bardzo elastyczny, można zintegrować go z dowolnym systemem ERP i w pełni zautomatyzować proces weryfikacji kontrahentów, tak aby działał w tle i archiwizował pełną historię codziennej weryfikacji, a nam wysyłał jedynie maile i SMSy jeśli doszło do jakichkolwiek zmian w statusie podatnika. Program przechowuje pełną historię przeprowadzonych weryfikacji, a więc mamy 100% potwierdzenie dochowania należytej staranności na wypadek kontroli organów podatkowych, a co za tym idzie minimalizujemy ryzyko nie odzyskania pieniędzy z VAT-u. Warto wspomnieć, że omawiane oprogramowanie w wersji pełnej to pełny automat, który może uruchamiać się samoistnie wg zdefiniowanego harmonogramu lub też w wyniku określonej akcji w systemie jak np. wystawienia, czy wprowadzenia faktury do systemu, czy wprowadzenia danych nowego kontrahenta, a najnowsza rozszerzona wersja Hogart czynny podatnik plus to nie tylko weryfikacja na portalach MF, czy Vies ale również pobieranie kompletnych informacji z takich portali jak CEDIG, GUS, KRS, czy obecnie kaucje gwarancyjne, a w planach kolejne portale.
Mechanizm Podzielonej Płatności – udogodnienie czy przeszkoda dla podatników, nowe terminy.
Trzeci choć nie ostatni element układanki, to Mechanizm Podzielonej Płatności, zwany również Split Payment, którego termin wejścia w życie nieco się przesunął i z ostatnich zmian wynika, iż ma wejść w życie od 1 lipca 2018 roku. Każdy podatnik płacący za fakturę VAT będzie miał możliwość zdecydowania, czy opłaca ją tak jak do tej pory czyli np. poprzez tradycyjny przelew czy też skorzysta z Metody Podzielnej Płatności. Dla wystawców faktur także spowoduje to zmiany, gdyż nie będą mieli wpływu na rodzaj wybranej metody płatności przez płatnika. Przystąpienie do podzielonej płatności jest dobrowolne, jednak podmioty, które się na nią zdecydują mogą liczyć na wiele przywilejów. Ten kto przystąpi, nie będzie objęty sankcjami z ustawy o podatku VAT oraz tzw. solidarną odpowiedzialnością. Będą objęci tzw. szybką ścieżką zwrotu podatku VAT (w ciągu 25 dni). Za wcześniejszą zapłatę zobowiązania podatkowego niż ustawowy termin zapłaty podatku tj. 25 każdego miesiąca lub kwartału, kwotę zobowiązania podatkowego z tytułu podatku można obniżyć o wartość odsetek liczonych wg stopy referencyjnej Narodowego Banku Polskiego zgodnie z ilością dni o jaką nastąpiła wcześniejsza wpłata. Jednym słowem jeśli środki na rachunku bankowym VAT w naszym banku będą nieoprocentowane, to matematycznie opłaci się je wcześniej wpłacić do urzędu skarbowego.
W mechanizmie Podzielonej Płatności zakłada się, że kwota podatku VAT nie będzie trafiać na dotychczasowe nasze konto bankowe, a na dodatkowe konto bankowe, specjalnie do tych celów utworzone. Niestety poza zaletami są i zagrożenia związane z wprowadzeniem Split Payment - wiązać się to będzie z zablokowaniem wpływów z tytułu VAT na dodatkowych kontach, co w konsekwencji może prowadzić do spadku płynności przedsiębiorstw. Posiadacz konta VAT używający Metody Podzielnej Płatności będzie miał ograniczoną możliwość ich dysponowania - będzie mógł dokonać płatności do Urzędu Skarbowego lub opłacić podatek VAT innemu kontrahentowi, nie będzie jednak mógł z nich skorzystać do innych celów.
Warto zatem przed przystąpieniem do programu przeprowadzić rzetelną analizę finansową płynności tj. wpływów i wydatków. Profesjonalną analizę sytuacji naszej firmy mogą przeprowadzić specjaliści, audytorzy, prawnicy ściśle współpracujący z informatykami. Właśnie dla celów tego typu zadań BDO zacieśniła współpracę ze specjalistami z firmy Hogart i razem są w stanie zaproponować kompleksową analizę w tym zakresie. Tego typu audyt pozwoli przygotować się na wprowadzenie zmian i dopasować odpowiednie mechanizmy, które uchronią firmę przed utratą płynności, zarówno od strony samych przepływów jak i procedur wewnętrznych, które także należy dostosować w celu wprowadzenia zmian w obsłudze programów księgowych, czy modułów obsługi bankowości elektronicznej. Ulec dostosowaniu będą musiały zarówno procesy dokonywania płatności jak i księgowania wyciągów bankowych. Płatność metodą podzielonej płatności będzie wymagać wybrania dedykowanego komunikatu oraz podania zarówno wartości brutto jak i VAT, dodatkowo numeru faktury i numeru identyfikującego kontrahenta. Dotychczas dokonując płatności system FK/ERP generował do banku mniej informacji, tj. jedynie wartość brutto i najczęściej opis transakcji.
Weryfikacja numerów rachunków bankowych – Hogart bank account checker
Kolejny pomysł jaki ma niedługo wejść w życie to udostępnienie kolejnego portalu przez MF do weryfikacji numerów rachunków bankowych przed dokonaniem przelewu przedsiębiorcy. MF ma wprowadzić wymóg weryfikowania numerów rachunków bankowych przed wysłaniem przelewu, przelewy powinny być dokonywane na rachunki bankowe znajdujące się w wykazie MF. Zapłata na inny rachunek ma być oczywiście możliwa, ale powinna spowodować określone skutki podatkowe. Zakupy dokonane na taki nie rejestrowany rachunek bankowy nie zostaną zaliczone do kosztów podatkowych w PIT i CIT, i co najistotniejsze nabywca będzie odpowiadał solidarnie za ewentualną zaległość podatkową w VAT dostawcy. Ma to dotyczyć wydatków powyżej 15 tys. zł.
Zatem w przypadku masowego drukowania, czy wysyłania faktur pojawia się potrzeba wprowadzenia odpowiednich w tym zakresie rozwiązań informatycznych, analogicznych do tych stosowanych w przypadku weryfikacji numerów NIP. Tego typu rozwiązania już powstają i niektóre firmy czekają jedynie na udostępnienie danych przez MF aby uruchomić swoje rozwiązania, wśród nich jest także Hogart. Warto zatem śledzić i ten temat, gdyż należy się spodziewać wkrótce uruchomienie także i tych zmian.
Ostatnio w sferze elektronicznej obsługi przedsiębiorstw jak i zwykłych podatników, obywateli jest sporo zmian prawnych, wygląda na to że zmierzają one w dobrą stronę, tak jak lepszej kontroli, a co za tym idzie eliminacji szarych stref, nadużyć, czy nieuczciwej konkurencji. Niemniej jednak okres przejściowy samych zmian trzeba dobrze zaplanować, dobrze zaplanować niezbędne nasze zaangażowanie, czy znaleźć odpowiednie wsparcie firmy która przez ten proces może w miarę gładko nas przeprowadzić, która ma wiedzę i doświadczenie.
Z pewnością warto także sięgnąć po szkolenia tematyczne, powinny one uporządkować naszą wiedzę i uświadomić jaki jest planowany zakres zmian, jaki mogą one mieć wpływ na naszą organizację. Ze współpracy Hogart i DBO powstała nowatorska oferty szkoleń, cała ich seria tzw. „prawne i informatyczne aspekty …..”, która pozwala nie tylko na zapoznanie się z wiedzę teoretyczną, ale w szczególności przełożyć teorię na język procesów biznesowych i zmian informatycznym, co szczególnie w dobie digitalizacji, czy cyfryzacji całości naszego codziennego życia wydaje się propozycją celnie odpowiadającą na potrzeby rynku. Każde szkolenie szczegółowo omawia planowane zmiany, o jakich wspomniano wcześniej, a także identyfikuje te obszary działalności firmy które od strony procesowej i IT będą nimi dotknięte.
Produkty Hogart w zakresie cyfryzacji podatków i VAT 2018r.:
Jędrzej Jażdżyk - Dyrektor Zarządzający, Członek Zarządu
Absolwent IFE Międzynarodowego Wydziału Inżynierii Politechniki Łódzkiej oraz stypendysta Technical University of Copenhaven, student ACCA. Z firmą Hogart związany od blisko 15 lat, obecnie kieruje działem wdrożeń rozwiązań finansowych, systemów work-flow oraz analityczno – raportowych opartych głównie o narzędzia IBM oraz Infor. Posiada duże doświadczenie zawodowe w zakresie zarządzania projektami IT, a także w dziedzinie rozwoju aplikacji oraz narzędzi analitycznych. Wcześniej jako Project Manager nadzorował wdrożenia systemów informatycznych w kilkudziesięciu polskich i międzynarodowych przedsiębiorstwach z sektorów ubezpieczeniowego, mediów, firm developerskich, hotelarskich, czy motoryzacyjnych. Nabył również bogate doświadczenie w realizacji projektów wieloproduktowych. W swej karierze zawodowej pracował również jako analityk finansowy min. w firmie Unilever. Dotychczas uczestniczył i prowadził wiele szkoleń i konferencji z zakresu systemów ERP i BI.
