Na podstawie umowy cywilnoprawnej od dwóch miesięcy wypłacamy pracownikowi ryczałt na jazdy lokalne. Trwająca w firmie kontrola stwierdziła, że nie mamy podstaw do wypłaty tego świadczenia, w związku z czym powinno być ono oskładkowane. Czy zastrzeżenia te są słuszne, skoro dysponujemy wspomnianą umową, w której jest informacja o przyznanym limicie kilometrów oraz stawce za 1 km.
Odpowiedź: Aby prawidłowo ustalić kwotę ryczałtu na jazdy lokalne wyłączoną z podstawy wymiaru składek, nie wystarczy umowa. Konieczne jest jeszcze oświadczenie pracownika, w którym uwzględnione zostaną warunki zmniejszające pełen ryczałt określony w umowie.
Ryczałty na jazdy lokalne wyłączone są z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, a tym samym i na ubezpieczenie zdrowotne. Wynika to z § 2 ust. 1 pkt 13 rozporządzenia składkowego. Wyłączeniem mogą być jednak objęte tylko kwoty ustalone zgodnie z rozporządzeniem w sprawie zwrotu kosztów. Określa ono po pierwsze maksymalne stawki miesięcznych limitów kilometrów, które można przyznać pracownikowi na jazdy lokalne, a po drugie – maksymalne stawki za 1 km przebiegu, według których limity te powinniśmy rozliczać. Pierwsze uzależnione są od liczby mieszkańców w miejscowości zatrudnienia pracownika, drugie zaś od rodzaju pojazdu, a w przypadku samochodu osobowego – od pojemności jego silnika.
Dokumenty do wypłaty ryczałtu – umowa…
W rozporządzeniu znajdziemy także informację o dokumentach niezbędnych do przyznania i wypłaty omawianego ryczałtu. Pierwszym z nich jest umowa cywilnoprawna zawierana między pracodawcą a pracownikiem przyznająca ryczałt. Z pytania wynika, że pracodawca dysponuje takim dokumentem oraz że znajduje się w nim informacja o przyznanym pracownikowi limicie kilometrów i stawce za 1 km, według której ryczałt będzie naliczany.
…i oświadczenie pracownika
Wypłata samego ryczałtu następuje na podstawie comiesięcznego oświadczenia pracownika o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu. Oświadczenie to powinno zawierać dane dotyczące pojazdu (pojemność silnika, marka, numer rejestracyjny) oraz określać liczbę dni nieobecności pracownika w miejscu pracy w miesiącu objętym oświadczeniem z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności, jak również liczbę dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych, np. z powodu jego awarii. Dane te są niezbędne do prawidłowego ustalenia wysokości ryczałtu na jazdy lokalne przysługującego pracownikowi w danym miesiącu kalendarzowym. Wynika to z faktu, że pełen przyznany ryczałt miesięczny (określony w umowie) powinien być pomniejszony o 1/22 za każdy roboczy dzień, w którym wystąpiła jedna z przedstawionych wyżej okoliczności (nieobecność w pracy lub niedysponowanie pojazdem). I tylko kwota obliczona z uwzględnieniem wspomnianego pomniejszenia może być objęta wyłączeniem z podstawy wymiaru składek, o którym mowa w rozporządzeniu składkowym.
W przedstawionym pytaniu mowa jest jedynie o umowie, natomiast nic nie wiadomo na temat wymaganych oświadczeń. Oznacza to, że pracownik nie składał ich – stąd zastrzeżenia kontrolujących. Na podstawie samej umowy, z uwagi na jej ogólnikowy charakter, pracodawca nie może prawidłowo ustalić kwoty ryczałtu na jazdy lokalne przysługującego pracownikowi w danym miesiącu, a tym samym kwoty, która może być wyłączona z oskładkowania.
Podstawa prawna:
- § 2 ust. 1 pkt 13 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (tekst jedn.: Dz.U. z 2017 r. poz. 1949),
- rozporządzenie Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. nr 27, poz. 271 ze zm.).
Zastanawiasz się, jak prawidłowo przygotować dokumentację ubezpieczeniową? Skorzystaj z praktycznych wskazówek dot. rozliczeń z ZUS, zawartych w „Ubezpieczeniach społecznych w praktyce” i prowadź dokumentację ZUS w 100% poprawnie!
