Jak traktować dzień, kiedy pracownik przyjeżdża samochodem i ma go w pracy przez 4 godziny, a następnie, nie jest on już dostępny (samochód zabiera współmałżonek)? Czy ten dzień traktować, jako dzień w którym ma samochód czy nie?

Odpowiedź: Jak rozumiem, chodzi tu o używanie samochodu prywatnego pracownika do celów służbowych. W takim przypadku ryczałt zmniejsza się m.in. o 1/22 za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem dla celów służbowych. Moim zdaniem istotny będzie tu fakt, że samochód był wykorzystywany w danym dniu. Przepisy rozporządzenia z 25 marca 2002 r. nie regulują problemu poruszonemu w pytaniu, dlatego konieczne jest uregulowanie tej kwestii w zawartej z pracownikiem umowie.

Zwrot kosztów używania pojazdów do celów służbowych następuje w formie miesięcznego ryczałtu obliczonego jako iloczyn stawki za 1 km przebiegu i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne, po złożeniu przez pracownika pisemnego oświadczenia o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu.

Oświadczenie to powinno zawierać dane dotyczące pojazdu (pojemność silnika, marka, numer rejestracyjny) oraz określać ilość dni nieobecności pracownika w miejscu pracy w danym miesiącu z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej lub innej nieobecności, a także liczbę dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

Kwotę ustalonego ryczałtu zmniejsza się o 1/22 za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

Nie wynika z tego, w jaki sposób należy traktować dzień, w którym pracownik używał samochodu tylko przez jego część. Dlatego, moim zdaniem, skoro pracownik używał samochód w danym dniu (nawet tylko przez jego część), to istotny byłby sam fakt używania samochodu. A zatem byłby to dzień, w którym pracownik dysponował samochodem.

Proszę pamiętać, że zwrot kosztów używania przez pracownika w celach służbowych do jazd lokalnych m.in. samochodów osobowych niebędących własnością pracodawcy, następuje na podstawie umowy cywilnoprawnej, zawartej między pracodawcą a pracownikiem, o używanie pojazdu do celów służbowych, na warunkach określonych w rozporządzeniu z 25 marca 2002 r. Dlatego problem poruszony w pytaniu powinna regulować ta właśnie umowa.

Podstawa prawna

• § 1 ust. 1, § 4 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. nr 27, poz. 271 ze zm.).

Znajdź praktyczne rozwiązania z zakresu prawa pracy, ubezpieczeń społecznych oraz podatków pomocne w prawidłowym rozliczaniu płac i naliczaniu wynagrodzeń w 2019 r.
www.placewfirmie.pl

Sławomir Liżewski, "Płace w firmie"