Jaki wpływ na ustalanie podstawy wymiaru zasiłków ma urlop bezpłatny?
Nasza pracownica chorowała w czerwcu 2019 r. W okresie 12 miesięcy poprzedzających chorobę przebywała na urlopie bezpłatnym przez 4 miesiące. Czy w tym przypadku przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku chorobowego należy przyjąć wynagrodzenie określone w umowie o pracę, czy może średnią z ostatnich 12 miesięcy? Jak należy uwzględnić wynagrodzenie, dzieląc je przez 12 czy przez 8 z uwagi na korzystanie z urlopu bezpłatnego?
Odpowiedź: Jeżeli w okresie, z którego wynagrodzenie uwzględnia się w podstawie wymiaru zasiłku, pracownik nie osiągnął wynagrodzenia z przyczyn usprawiedliwionych, to przy ustalaniu podstawy wymiaru wyłącza się wynagrodzenie za miesiące, w których przepracował mniej niż połowę obowiązującego go czasu pracy, a przyjmuje – po uzupełnieniu – wynagrodzenie za miesiące, w których przepracował co najmniej połowę obowiązującego go czasu pracy. Takim okresem usprawiedliwionej nieobecności w pracy jest m.in. urlop bezpłatny.
Dla celów ustalenia podstawy wymiaru wynagrodzenia za czas choroby i zasiłków za usprawiedliwioną nieobecność w pracy uważa się np. przebywanie na zwolnieniu lekarskim z powodu choroby, nieobecność w pracy z powodu konieczności osobistego sprawowania opieki nad dzieckiem albo innym chorym członkiem rodziny oraz przebywanie na urlopie bezpłatnym lub na urlopie wychowawczym. Jeżeli zatem w okresie, z którego wynagrodzenie uwzględnia się w podstawie wymiaru zasiłku pracownica była nieobecna w pracy ze względu na korzystanie z urlopu bezpłatnego, to do podstawy wymiaru należy przyjąć wynagrodzenie tylko za te miesiące, które pracownica przepracowała w pełni oraz te, w których przepracowała co najmniej połowę obowiązującego ją czasu pracy.
Każdy przypadek, w którym przed powstaniem niezdolności do pracy pracownik albo pracownica korzystają z urlopu wychowawczego albo bezpłatnego, należy rozpatrywać indywidualnie, w zależności od okresów, w których urlop taki był wykorzystywany. Należy bowiem zwrócić uwagę na to, że korzystanie przez pracownika z urlopu bezpłatnego albo wychowawczego przez 4 miesiące może oznaczać, że korzystał z niego np. przez cały luty, marzec, kwiecień i maj, lub że korzystał z tego urlopu np. w okresie od 12 lutego do 10 maja. Dla właściwej interpretacji powyższego przepisu przedstawimy dwa przykłady.
Przeciętne miesięczne wynagrodzenie uwzględniane w podstawie wymiaru zasiłku ustala się przez podzielenie wynagrodzenia osiągniętego za okres 12 miesięcy poprzedzających okres, w którym powstało prawo do zasiłku, przez liczbę miesięcy, w których zostało osiągnięte. Pamiętajmy, aby wyłączać wynagrodzenie za miesiące, w których z przyczyn usprawiedliwionych pracownik nie osiągnął wynagrodzenia za pełny miesiąc kalendarzowy albo za co najmniej połowę miesiąca kalendarzowego.
Jak uzupełniać wynagrodzenie stałe…
Uzupełnienie wynagrodzenia zmiennego polega na obliczeniu wynagrodzenia, które pracownik osiągnąłby, gdyby przepracował cały miesiąc. Wynagrodzenie to ustalamy, dzieląc wynagrodzenie osiągnięte za przepracowane dni robocze przez liczbę dni, w których wynagrodzenie to zostało osiągnięte. Wynik mnożymy przez liczbę dni, które pracownik był obowiązany przepracować w danym miesiącu – jeżeli przepracował choćby jeden dzień pracy. Na przykład w marcu 2019 r., w którym pracownica miała obowiązek przepracować 21 dni, a przepracowała 12 dni ze względu na korzystanie z urlopu bezpłatnego, osiągnęła przychód w kwocie 2.600 zł. Uzupełnione wynagrodzenie za ten miesiąc wynosi:
- 2.600 zł x 13,71% = 356,40 zł.
- 2600 zł – 356,40 zł = 2.243,60 zł,
- 2243,60 zł : 12 dni x 21 dni = 3.926,30 zł.
…a jak zmienne?
Uzupełnienie wynagrodzenia przysługującego w stałej miesięcznej wysokości polega na przyjęciu do podstawy wymiaru wynagrodzenia pracownika określonego w umowie o pracę, tj. pełnego miesięcznego przychodu pomniejszonego o pełną miesięczną składkę na ubezpieczenia społeczne, która zostałaby potrącona, gdyby pracownica przepracowała pełny miesiąc. Na przykład pracownica, dla której stały miesięczny przychód określony w umowie o pracę wynosi 4.200 zł, w marcu 2019 r. miała obowiązek przepracować 21 dni, a przepracowała 12 dni ze względu na korzystanie z urlopu bezpłatnego. Uzupełnione wynagrodzenie za ten miesiąc wynosi:
- 4.200 zł x 13,71% = 575,80 zł,
- 4.200 zł – 575,80 zł = 3.624,20 zł.
Podstawa prawna:
- art. 36 ust. 1 i 2, art. 37, art. 38 ust. 1 i 2 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz.U. z 2019 r. poz. 645).
Renata Tonder, specjalista w zakresie ubezpieczeń społecznych,"Wiedza i praktyka"
Zastanawiasz się, jak prawidłowo przygotować dokumentację ubezpieczeniową?
Skorzystaj z praktycznych wskazówek dot. rozliczeń z ZUS, zawartych w „Ubezpieczeniach społecznych w praktyce” i prowadź dokumentację ZUS w 100% poprawnie!
