Rozliczając koszty delegacji pracownik przedłożył nam rachunek za taksówkę, którą dojechał na dworzec z miejsca zakwaterowania. Czy od tego rodzaju wypłaty powinniśmy naliczyć składki?

Odpowiedź: Wydatek ten może być wyłączony z oskładkowania pod warunkiem, że nie była to delegacja zagraniczna.

Rozporządzenie składkowe w § 2 ust. 1 pkt. 15 wyłącza z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalno-rentowe, a tym samym i na pozostałe rodzaje ubezpieczeń społecznych oraz ubezpieczenie zdrowotne, diety i inne należności z tytułu podróży służbowej pracownika. Zwolnienie to dotyczy jednak tylko świadczeń oraz kwot określonych w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza jego granicami. Wyłączeniem z podstawy wymiaru składek mogą więc być objęte tylko świadczenia przewidziane w rozporządzeniu delegacyjnym, wypłacone w wysokościach w nim określonych.

Z pytania wynika, że pracownik w czasie podróży służbowej skorzystał z taksówki w celu dojazdu z miejsca zakwaterowania na dworzec. Zabrakło natomiast informacji, czy była to delegacja krajowa, czy zagraniczna, a ma to istotne znaczenie przy ustalaniu, czy tego rodzaju wydatek można uznać za świadczenie przysługujące na podstawie rozporządzenia delegacyjnego, a tym samym, czy może być on objęty zwolnieniem wynikającym z rozporządzenia składkowego.

Delegacja krajowa

Jeżeli pracownik odbywał krajową podróż służbową, odpowiednie zastosowanie będzie miał tu § 9 rozporządzenia delegacyjnego, mówiący o ryczałcie na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej, do której zaliczamy także taksówki. Z § 9 ust. 3 tego rozporządzenia wynika, że wspomniany ryczałt nie jest wypłacany, jeżeli na wniosek pracownika pracodawca wyrazi zgodę na pokrycie udokumentowanych kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej. Pracodawca zwrócił pracownikowi kwotę wydatkowaną na taksówkę, co oznacza, że wyraził zgodę na rozliczenie udokumentowanych kosztów dojazdu. Oczywiście w takim przypadku nie powinien być wypłacany ryczałt.

Jeżeli więc pracownik, o którym mowa w pytaniu, odbywał krajową podróż służbową, wydatek poniesiony na dojazd taksówką z miejsca zakwaterowania na dworzec należy uznać za dopuszczalny przepisami rozporządzenia delegacyjnego, a tym samym może być objęty wyłączeniem wynikającym z § 2 ust. 1  pkt 15 rozporządzenia składkowego.

Delegacja  zagraniczna

Jeżeli była to podróż zagraniczna, zastosowanie będzie miał § 17 rozporządzenia delegacyjnego. Wynika z niego, że pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu z i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego oraz ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej. Przepis ten nie przewiduje jednak możliwości – tak jak ma to miejsce przy delegacji krajowej – zastąpienia stosownego ryczałtu zwrotem udokumentowanych, faktycznych kosztów dojazdu. W takim przypadku wypłacona pracownikowi kwota będzie więc podlegała oskładkowaniu na ogólnych zasadach, ponieważ jest to świadczenie nieprzewidziane w rozporządzeniu delegacyjnym.

Podstawa prawna

• § 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (tekst jedn.: Dz.U. z 2017 r. poz. 1949).
• Rozporządzenie Ministra Pracy i polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 r. poz. 167).

Bogdan Majkowski
specjalista w zakresie ubezpieczeń społecznych

Zastanawiasz się, jak prawidłowo przygotować dokumentację ubezpieczeniową?
Skorzystaj z praktycznych wskazówek dot. rozliczeń z ZUS, zawartych w „Ubezpieczeniach społecznych w praktyce” i prowadź dokumentację ZUS w 100% poprawnie!
http://ubezpieczeniaspoleczne.wip.pl/