Jako gmina zawieramy umowy zlecenia na sprzątanie przystanków z osobami fizycznymi. Zleceniobiorca po wykonaniu zlecenia składa oświadczenie z przepracowanych godzin podpisując się. Czy jest również obowiązek potwierdzania tego oświadczenia przez inne osoby np. przez sołtysa danej miejscowości lub przez pracodawcę, czy jest taki wymóg potwierdzania.

Odpowiedź: Przepisy nie stawiają wymogu podpisywania przez zleceniodawcę oświadczenia, o którym mowa w pytaniu. Kwestia ta zależy od przyjętej w zakładzie pracy praktyki w tym względzie.

Potwierdzanie liczby godzin pracy wykonawcy zlecenia nie musi następować na piśmie, gdyż przepisy dopuszczają również formę elektroniczną i formę dokumentową. Zgodnie z art. 77² Kodeksu cywilnego, do zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie. W myśl zaś art.77³ kc dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią.

Ważne: Przy tak rozumianym dokumencie nie jest wymagany ani podpis własnoręczny, ani elektroniczny, a wystarczy, aby można było zidentyfikować jego autora.

Powszechnie obowiązujące przepisy nie ustanawiają więc obowiązku składania przez zleceniodawcę podpisu na informacji o liczbie godzin wypracowanych w danym miesiącu przez zleceniobiorcę. Nie zmienia to oczywiście w niczym tego, że taka informacja powinna być przez podmiot zatrudniający za każdym razem analizowana pod kątem rzetelności i prawdziwości wykazanych w niej danych.

Wspomniana informacja powinna wiarygodna i rzetelna, gdyż na jej podstawie należy ustalać, czy wynagrodzenie zleceniobiorcy w danym miesiącu w przeliczeniu na godzinę nie będzie niższe od ustawowej stawki minimalnej. Może ona być zawierana przykładowo:

• w miesięcznych ewidencjach / rejestrach przepracowanych w każdym dniu godzin, zatwierdzana przez zleceniodawcę lub osobę przez niego upoważnioną,
• w odrębnych oświadczeniach zawierających łączną liczbę przepracowanych przez zatrudnioną osobę w danym miesiącu,
• w rachunkach będących podstawą wypłaty należności za zlecenie za dany miesiąc.

Podstawa prawna

• Art. 8b ustawy z 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (tekst jedn.: Dz.U. z 2018 r. poz. 2177 ze zm.).
• Art. 77²–77³ ustawy z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (tekst jedn.: Dz.U. z 2019 r. poz. 1145 ze zm.).

Mariusz Pigulski
specjalista w zakresie kadr i płac

Znajdź praktyczne rozwiązania z zakresu prawa pracy, ubezpieczeń społecznych oraz podatków pomocne w prawidłowym rozliczaniu płac i naliczaniu wynagrodzeń w 2019 r.
www.placewfirmie.pl