Z związku z panującym obecnie stanem epidemii, nasi pracownicy pracują zdalnie. Wykorzystują w celach służbowych własny sprzęt, głównie komputery i telefony komórkowe, ale też m.in. materiały biurowe. Za korzystanie z własnego sprzętu otrzymają ekwiwalent pieniężny. Jakie są warunki skorzystania ze zwolnienia od podatku dochodowego? Czy taki ekwiwalent jest kosztem uzyskania przychodów dla pracodawcy?

Odpowiedź: Wolne od podatku dochodowego od osób fizycznych są ekwiwalenty pieniężne za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące ich własność. Wartość takiego ekwiwalentu jest kosztem podatkowym dla pracodawcy.

Zdaniem fiskusa zwrot kosztów poniesionych przez pracownika ze wskazanego wyżej tytułu ma zastosowanie po spełnieniu łącznie kilku warunków:

• ekwiwalent musi być wypłacony w pieniądzu;
• kwota ekwiwalentu powinna odpowiadać poniesionym przez pracownika wydatkom, to znaczy musi zachodzić racjonalny związek pomiędzy kwotą wypłaconą pracownikowi a wartością używanych dla celów pracodawcy narzędzi, materiałów lub sprzętu należących do pracownika oraz stopniem zużycia rzeczy dokonanego w trakcie tego używania;
• narzędzia, materiały lub sprzęt muszą stanowić własność pracownika;
• narzędzia, materiały lub sprzęt należące do pracownika muszą być wykorzystywane przy wykonywaniu pracy na rzecz pracodawcy.

Ekwiwalent nie zawsze będzie oznaczał zwrot faktycznie poniesionych wydatków przez pracownika. Jako kwotę ekwiwalentu można przyjąć z góry określoną sumę, która spełni przesłanki warunkujące uznanie jej za ekwiwalent.

Jeżeli warunki te będą spełnione, pracodawca będzie mógł zastosować to zwolnienie, czyli nie będzie musiał potrącać zaliczki na podatek dochodowy od tego świadczenia. Ponadto, zastosowanie znajdzie tu także zwolnienie z oskładkowania. Z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne wyłączono bowiem ekwiwalenty pieniężne za użyte przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, będące własnością pracownika (§ 2 ust. 1 pkt 9 rozporządzenia składkowego).

Podstawa prawna

• Art. 21 ust. 1 pkt 13, art. 22 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2019 r. poz. 1387 ze zm.).
• Art. 15 ust. 1 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn.: Dz.U. z 2019 r. poz. 865 ze zm.).
• -§ 2 ust. 1 pkt rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (tekst jedn.: Dz.U. z 2017 r. poz. 1949).

Sławomir Liżewski, prawnik, specjalista w zakresie prawa gospodarczego

Znajdź praktyczne rozwiązania z zakresu prawa pracy, ubezpieczeń społecznych oraz podatków pomocne w prawidłowym rozliczaniu płac i naliczaniu wynagrodzeń w 2020 r.
www.placewfirmie.pl

Polecamy najbliższe szkolenia online