W związku z sytuacja epidemiologiczną nasza firma zrezygnowała z zakupu karnetów na basen i do kina dla pracowników ze względów bezpieczeństwa. Czy pieniądze, które nie zostały wydane na te aktywności, możemy przeznaczyć na wypłatę dodatkowego świadczenia z ZFSS dla pracowników zgodnie z kryteriami dochodowymi. Nie mamy w naszym Regulaminie wpisanej takiej formy wypłaty pieniędzy – mamy wczasy pod gruszą i zapomogi. Nie ma innej formy wypłaty pieniędzy. Czy w tej sytuacji należy wpisać do Regulaminu aneksem możliwość wypłaty dodatkowego świadczenia?

Jeżeli świadczenie, o którym mowa w pytaniu, nie jest przewidziane w obowiązującym u pracodawcy regulaminie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, to – aby móc to świadczenie wypłacić zgodnie z wymogami ustawy o zfśs – należy wcześniej zapisać możliwość udzielania pracownikom tego rodzaju świadczenia w regulaminie zfśs. Należy zatem dokonać stosownej zmiany regulaminu, w trybie określonym w art. 8 ust. 2 ustawy o zfśs.

Artykuł 8 ust. 2 ustawy wymaga, aby zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych oraz zasady przeznaczania środków zfśs na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej pracodawca określił w regulaminie ustalanym zgodnie z art. 27 ust. 1 albo art. 30 ust. 6 ustawy z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (Dz.U. z 2019 r. poz. 263). Pracodawca, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa, uzgadnia regulamin z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów. Na podkreślenie zasługuje to, że tryb ustalania regulaminu zfśs, a w konsekwencji również tryb wprowadzania do regulaminu zmian, przewiduje udział reprezentacji pracowników. W związku z powyższym, jeżeli świadczenie, o którym mowa w pytaniu, nie jest przewidziane w obowiązującym u pracodawcy regulaminie zfśs, to – aby móc to świadczenie wypłacić zgodnie z wymogami ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych – należy wcześniej zapisać możliwość udzielania pracownikom tego rodzaju świadczenia w regulaminie zfśs.

Udzielanie przez pracodawcę świadczeń nieprzewidzialnych w regulaminie zfśs, poza tym, że byłoby niezgodne z art. 8 ust. 2 ustawy, rodzi ryzyko wystąpienia przez związki zawodowe do sądu pracy z roszczeniem o zwrot zakładowemu funduszowi świadczeń socjalnych środków wydatkowanych niezgodnie z przepisami ustawy (art. 8 ust. 3).

Podstawa prawna

• Art. 1 ust. 1, art. 2 pkt 1, art. 8 ust. 2 i 3 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz.U. z 2020 r., poz. 1070).
• Art. 27 ust. 1, art. 30 ust. 6 ustawy z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (Dz.U. z 2019 r., poz. 263 ze zm.).

Maciej Karpiński
specjalista w zakresie kadr i płac

Znajdź praktyczne rozwiązania z zakresu prawa pracy, ubezpieczeń społecznych oraz podatków pomocne w prawidłowym rozliczaniu płac i naliczaniu wynagrodzeń w 2020 r.
www.placewfirmie.pl