W myśl art. 22 ust. 2 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2020 r. poz. 1426 z późn. zm.) – dalej u.p.d.o.f. – koszty uzyskania przychodów z tytułu stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej:
- wynoszą 250 zł miesięcznie, a za rok podatkowy łącznie nie więcej niż 3000 zł - w przypadku gdy podatnik uzyskuje przychody z tytułu jednego stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej;
- nie mogą przekroczyć łącznie 4500 zł za rok podatkowy - w przypadku gdy podatnik uzyskuje przychody równocześnie z tytułu więcej niż jednego stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej;
- wynoszą 300 zł miesięcznie, a za rok podatkowy łącznie nie więcej niż 3600 zł - w przypadku gdy miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, i podatnik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę;
- nie mogą przekroczyć łącznie 5400 zł za rok podatkowy - w przypadku gdy podatnik uzyskuje przychody równocześnie z tytułu więcej niż jednego stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej, miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, i podatnik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę
W przypadku pracownika, który mieszka i pracuje w tej samej miejscowości, wprowadzenie pracy zdalnej niczego nie zmienia. Oczywiście po objęciu go pracą zdalną pracownik może świadczyć pracę z innego miejsca (np. z działki na Mazurach), ale mimo to i tak nalicza się koszty zwykłe.
Inaczej jest w przypadku pracowników dojeżdżających. Przepis powyższy interpretowany jest w ten sposób, że koszty podwyższone przysługują, jeżeli pracownik świadczy pracę w innej miejscowości, niż mieszka. W efekcie, jeżeli pracownik przez cały miesiąc świadczyłby pracę zdalnie, to oznaczałoby to, że wykonywał pracę w miejscowości, w której mieszka. Tym samym za czas pracy zdalnej powinny być naliczone koszty podstawowe (250 zł). Jeżeli jednak pracownik chociaż raz przyjechałby do biura, pojechał do klienta lub urzędu itp., to naliczenie kosztów podwyższonych (300 zł) byłoby w pełni zasadne.
Pracodawca jako płatnik powinien zatem za miesiąc, w którym wyłącznie była świadczona praca zdalna naliczyć koszty podstawowe. Pracodawca, który naliczy koszty podwyższone w takich okolicznościach nie powinien zostać ukarany, gdyż przepisy nie przewidują żadnych procedur w tym zakresie. Formalnie rzecz biorąc, pracownik powinien w zeznaniu rocznym zastosować prawidłowe koszty uzyskania.
Paweł Ziółkowski, prawnik, publicysta, wykładowca BDO Academy
