Nocleg w samochodzie nie zwalnia pracodawcy z obowiązku wypłaty ryczałtu.
Wypłata świadczeń z tytułu podróży służbowych dokonywana jest zgodnie z art. 775 § 3-5 kodeksu pracy. Powołane przepisy oznaczają, że pracodawca z poza sfery budżetowej powinien ustalić warunki wypłaty należności z tytułu podróży służbowej w umowie o pracę, układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania.
Według art. 775 § 2-5 kodeksu pracy, w przypadku, gdy układ zbiorowy pracy nie zawiera szczegółowych postanowień w tym zakresie to pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów podróży służbowej na podstawie przepisów rozporządzenia określającego wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.
Zgodnie z tym rozporządzeniem diety oraz ryczałty za nocleg zależą od kraju docelowego podróży służbowej pracownika. Z § 8 rozporządzenia wynika, że za nocleg w hotelu podczas podróży krajowej przysługuje pracownikowi zwrot kosztów w wysokości nie wyższej za jedną dobę niż dwudziestokrotność stawki diety. Wydatek ten jednak pracownik musi udokumentować rachunkiem. Jeżeli pracownik nie posiada rachunku lub pracodawca nie zapewnił bezpłatnego noclegu to pracownikowi przysługuje ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150% diety.
Należy pamiętać, że podstawę wymiaru składek ubezpieczeniowych stanowi przychód w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Z interpretacji organu skarbowego wynika, że ryczałt za nocleg w podróży służbowej pracownika jest przychodem zwolnionym z podatku dochodowego. Wobec tego jeśli ww. ryczałt nie podlega opodatkowaniu to również nie będzie oskładkowany.
Zatem jeśli pracownik na stanowisku kierowcy odbywa podróż służbową w kraju i otrzymuje od pracodawcy ryczałt za nocleg w kabinie samochodu to świadczenie to nie stanowi podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i korzysta ze zwolnienia z podatku dochodowego.
Pismo z dnia 2 grudnia 2019 r. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0113-KDIPT2-2.4011.535.2019.1.MK „ stwierdzić należy, że otrzymywany przez kierowców - pracowników wnioskodawcy ryczałt za nocleg w kabinie samochodu, w sytuacji gdy świadczenie to wypłacane będzie z tytułu odbywania przez nich podróży służbowej w rozumieniu analizowanych przepisów, będzie korzystał ze zwolnienia z opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy, w wysokości określonej w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej.”
Lidia Rubińska, Konsultant w Dziale Doradztwa Podatkowego BDO
