Po zmianie zatrudnienia nowy pracodawca powinien założyć pracownikowi nowe akta osobowe.
Na podstawie art. 94 pkt 9a i pkt 9b kodeksu pracy pracodawca jest obowiązany w szczególności prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników, tzw. dokumentację pracowniczą.
Dokumentację trzeba przechowywać przez 10 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. Akta osobowe prowadzi się oddzielnie dla każdego pracownika.
W przypadku gdy pracownik zwalnia się z pracy i zawiera nową umowy o pracę, w nowym zakładzie pracy to nowy pracodawca ma obowiązek założyć nowemu pracownikowi akta osobowe. Powstaje pytanie czy trzeba zakładać nową dokumentację pracowniczą, jeśli pracownicy są przenoszeni za porozumieniem stron między zakładami pracy, tj. spółkami w ramach tej samej grupy spółek? Odpowiedź brzmi, że jeśli każda ze spółek jest odrębnym pracodawcą to w rozumieniu przepisów prawa pracy każda spółka jest zobligowana do założenia nowej teczki osobowej dla każdego nowo przyjętego pracownika.
Inaczej kształtuje się sytuacja kiedy dochodzi do przejęcia pracowników wskutek połączenia zakładów pracy na mocy art. 231 kodeksu pracy. Wymieniony przepis wskazuje, że w razie przejścia zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę staje się on z mocy prawa stroną w dotychczasowych stosunkach pracy chyba, że pracownik odmówi przyjęcia proponowanych warunków pracy i płacy.
Przepisy art. 231 kodeksu pracy dotyczą następstwa prawnego nowego pracodawcy w stosunkach pracy nawiązanych przez dotychczasowego pracodawcę. W wyniku zaistniałego zdarzenia nowy pracodawca z mocy samego prawa wstępuje w prawa i obowiązki poprzedniego pracodawcy. Zatem nowy pracodawca automatycznie przejmuje pracowników, zatrudnionych w dotychczasowym zakładzie pracy, bez potrzeby rozwiązywania z nimi istniejących umów o pracę oraz zawierania nowych.
Wobec tego zgodnie z treścią § 7 rozporządzenia MRPiPS w sprawie dokumentacji pracowniczej w przypadku przejścia zakładu pracy na innego pracodawcę dotychczasowy pracodawca przekazuje dokumentację pracowniczą nowemu pracodawcy i nie ma obowiązku zakładania nowych akt osobowych dla każdego przejętego pracownika.
W zakresie pozostałych obowiązków każdy pracodawca ma obowiązek zapewnić odpowiednie warunki zabezpieczające dokumentację pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci papierowej przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą i dostępem osób nieupoważnionych, w szczególności przez zapewnienie w pomieszczeniu, w którym przechowywana jest dokumentacja pracownicza, odpowiedniej wilgotności, temperatury i zabezpieczenie tego pomieszczenia przed dostępem osób nieupoważnionych.
Lidia Rubińska, Konsultant w Dziale Doradztwa Podatkowego BDO
