Ekwiwalent powinien zostać wyliczony w oparciu o podział kosztów prania odzieży ochronnej.
Zgodnie z art. 21 ust.1 pkt 11 ustawy o PIT wolne od podatku są świadczenia i ekwiwalenty za te świadczenia, przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw.
Z art. 2379 kodeksu pracy wynika zasada, że pracodawca nie może dopuścić pracownika do pracy bez środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego, które trzeba stosować na danym stanowisku. Pracodawca ma obowiązek zapewnić pranie, konserwację, naprawę, odpylanie i odkażanie odzieży ochronnej i obuwia roboczego. Jeżeli pracodawca nie może zapewnić prania odzieży roboczej, czynności te mogą być wykonywane przez pracownika, pod warunkiem wypłacania przez pracodawcę ekwiwalentu pieniężnego w wysokości kosztów poniesionych przez pracownika.
Przepisy nie wskazują sposobu obliczania ekwiwalentu. Praktyka sądów wskazuje, że przy ustalaniu ekwiwalentu należy kierować się racjonalnością, ponieważ trudno jest oczekiwać aby pracownik miał zwracany faktyczny koszt prania w sytuacji gdy nie korzysta z usług pralni. Wobec tego ekwiwalent może być wyliczony jako iloczyn ilości prań w danym miesiącu oraz sumy kosztów zużycia podczas prania energii elektrycznej, wody, środków piorących oraz kosztów pracy pracownika. Sąd Najwyższy wskazał, że ekwiwalent należy rozumieć jako równowartość, równoważnik, odpowiednik, przy czym odpowiedni i równoważny to współmierny, pozostający w równowadze, ale niekoniecznie równy. Z żadnych przepisów nie wynika, że pracownik powinien posiadać rachunki faktycznie poniesionych kosztów prania odzieży roboczej. Pracodawca może samodzielnie obliczyć średni koszt jednego prania oraz ocenić częstotliwość prania odzieży przez pracownika.
W przypadku gdy pracodawca wypłaca ryczałt za pranie odzieży w stałej miesięcznej wysokości ustalonej z góry, bez uwzględniania kosztów prania to wypłata takiego świadczenia może stanowić wynagrodzenie z tytułu umowy o pracę, od którego trzeba naliczyć składki ZUS i podatek PIT. Ekwiwalent nie jest ryczałtem. Jednak jeśli ryczałt odpowiada poniesionym kosztom prania odzieży i mieści się w niewielkiej rozpiętości cen rynkowych to nie stanowi podstawy wymiaru składek ZUS i naliczenia podatku.
Omawiane stanowisko znajduje potwierdzenie w wyroku Sądu Najwyższego z dnia 19 kwietnia 2017 r., syn. II UK 198/16, w którym czytamy, że „wypłacane pracownikowi świadczenie z tytułu prania odzieży roboczej nie stanowi podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne także wtedy, gdy jego wysokość została określona w stałej kwocie wyliczonej z uwzględnieniem kosztów ponoszonych przez pracownika (…)ryczałt jest ekwiwalentny, jeżeli wypłacona kwota jest odpowiednia do wysokości poniesionych kosztów, a więc wtedy, gdy jej wysokość została określona w stałej kwocie, jeżeli jej wyliczenie uwzględnia rzeczywistą częstotliwość ponoszenia wydatków i mieści się w niewielkiej rozpiętości cen rynkowych.”
Lidia Rubińska, Konsultant w Dziale Doradztwa Podatkowego BDO
