Diety powinny być rozliczane w kosztach uzyskania przychodu w dacie poniesienia.
Na podstawie art. 775 kodeksu pracy pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Z powołanego przepisu wynika, że podróż służbowa odbywa się na polecenie pracodawcy i związana jest z wykonaniem zadania poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy.
Koszty delegacji pracownika mogą być kosztem uzyskania przychodu pracodawcy do wysokości limitu określonego w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Podobnie osoba prowadząca działalność gospodarczą ma prawo zaliczyć wydatki na diety z tytułu własnej podróży do kosztów podatkowych, potwierdza to przykładowa interpretacja organu podatkowego. Warunkiem zaliczenia diet do kosztów uzyskania przychodów jest ich związek z prowadzoną działalnością gospodarczą. Wysokość tych kosztów również jest limitowana, co oznacza, że diety przedsiębiorcy przebywającego w podróży są kosztem podatkowym wyłącznie w części nieprzekraczającej wysokości diet przysługujących pracownikom.
W przypadku diet za czas podróży służbowej pracownika mamy do czynienia z należnościami związanymi ze stosunkiem pracy. Nie są to jednak świadczenia wypłacane w okresach miesięcznych. Wobec tego diety będą zaliczane do kosztów uzyskania przychodu metodą kasową, tj. w dacie poniesienia wydatku. Podobnie wydatki na diety osoby prowadzącej działalność gospodarczą będą kosztem uzyskania przychodu w dacie poniesienia wydatku.
W myśl przepisów podatkowych za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów uważa się dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), albo dzień, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku), z wyjątkiem sytuacji gdy dotyczyłoby to ujętych jako koszty rezerw albo biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów, (art.15 ust.4e CIT, art.22 ust.5d PIT).
Pismo z dnia 12 stycznia 2023 r. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0113-KDIPT2-1.4011.900.2022.2.ID „wydatki z tytułu diet za czas przebywania w podróży służbowej zarówno w Polsce, jak i za granicą (podróże krajowe i międzynarodowe), spełniają przesłanki zawarte w art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, tj. zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów z tej działalności, to ma Pan prawo zaliczyć poniesione z tego tytułu wydatki do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej, jednakże wyłącznie w części nieprzekraczającej wysokości diet przysługujących pracownikom, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra, tj. w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej”.
Lidia Rubińska, Konsultant w Dziale Doradztwa Podatkowego BDO
