Zwolnienie z podatku przysługuje gdy pracownik faktycznie przebywa w podróży służbowej.

Z art. 21ust.1 pkt 16 lit. a ustawy o PIT wynika, że wolne od podatku są diety i inne należności za czas podróży służbowej do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w rozporządzeniu w sprawie ustalania należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej. Nadwyżka ponad kwotę zwolnioną z podatku jest opodatkowana jako przychód ze stosunku pracy.

Przepisy podatkowe nie zawierają definicji podróży służbowej. Wobec tego w tym celu należy się posłużyć kodeksem pracy. Zgodnie z art.  775 § 1 kodeksu pracy, pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Obecnie popularna stała się praca zdalna. Wobec tego niektórzy pracodawcy mają wątpliwość czy zwrot wydatków związanych z podróżą służbową dla pracownika pracującego wyłącznie zdalnie, którego miejscem wykonywania pracy jest miejsce zamieszkania będzie zwolniony z podatku dochodowego od osób fizycznych?

Organy skarbowe akceptują pogląd, że podróżą służbową jest taki wyjazd pracownika, który odbywa się na polecenie pracodawcy i jest m.in. związany ze świadczeniem pracy poza stałym miejscem pracy pracownika. Zatem, jeżeli pracownik zdalny otrzyma polecenie służbowe wyjazdu poza miejsce wykonywania pracy, a więc poza swoje miejsce zamieszkania to taki wyjazd stanowi podróż służbową.

Wobec tego wypłacane pracownikowi należności za czas podróży służbowej stanowią dla niego przychód ze stosunku pracy jednak przychód ten jest zwolniony z podatku dochodowego do wysokości limitu o którym mowa w art. 21 ust.1 pkt 16 lit. a ustawy o PIT.
Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w piśmie z dnia 22 grudnia 2023 r., sygn. 0114-KDIP3-2.4011.908.2023.1.JK3 wskazuje, że „w związku z odbywaniem przez pracownika podróży służbowych wypłacane pracownikowi należności z tytułu podróży służbowej stanowią dla niego przychód, o którym mowa w art. 12 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, jednakże podlegający zwolnieniu na mocy art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a tej ustawy. Przy czym korzystają one z przedmiotowego zwolnienia wyłącznie do wysokości ustalonej w powołanym wyżej rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. Nadwyżka podlegać będzie opodatkowaniu, jako przychód ze stosunku pracy, o którym mowa w powołanym art. 12 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.”

Lidia Rubińska, konsultant w Dziale Doradztwa Podatkowego BDO