Dyrektywa PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO I RADY (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii oraz Ustawa o ochronie sygnalistów nakłada na pracodawców obowiązki związane z przeprowadzeniem procedury wdrożeniowej.

Procedura wdrożeniowa w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa jest dość skomplikowana i długotrwała. Ustawa reguluje ochronę osób, które dokonują zgłoszeń nieprawidłowości i naruszeń, o których uzyskały informacje w kontekście związanym z pracą. Przewiduje się możliwość zgłaszania nieprawidłowości trzema kanałami:

1. wewnętrznym (w ramach organizacji tj. przedsiębiorstwa) - założeniem regulacji jest, by zachęcać do składania zgłoszeń tymi kanałami, zanim zostaną skierowane do organów zewnętrznych, jeśli naruszeniu można skutecznie zaradzić wewnątrz organizacji, a sygnalista uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych i w związku z tym należy opracować procedurę zgłoszeń i zaplanować kanały do notyfikacji.
2. zewnętrznym (do właściwego organu tj . RPO) lub
3. w drodze ujawnienia publicznego do mediów (w ostateczności, jeśli wcześniej dokonano zgłoszenia wewnętrznego lub zewnętrznego i nie zostały podjęte żadne działania).

Wiąże się to z nowymi obowiązkami pracodawców:

1. Utworzenie wewnętrznego kanału (mailowy, osobisty, telefoniczny etc) i opracowanie procedur zgłaszania naruszeń, przy wykorzystaniu których pracownicy będą mieli możliwość dokonywania zgłoszeń
2. Wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za obsługę naruszeń;
3. Wprowadzenie procedury ochrony sygnalistów zgodnej z RODO, polityką antymobbingową w kontekście kodeksu etyki;
4. Prowadzenie rejestru zgłoszeń - dyrektywa jak i ustawa określa ogólne zasady jego prowadzenia.
5. Przeszkolenie wszystkich pracowników w kontekście praw i obowiązków sygnalisty
6. Opracowanie materiałów informacyjnych dotyczących funkcjonujących w jednostce kanałów zgłoszeń;

Należy zaznaczyć, iż zgłaszający naruszenie pracownicy oraz inne osoby w kontekście związanym z pracą - w tym np. zatrudnieni na podstawie umowy cywilnoprawnej, samozatrudnieni, wspólnicy, stażyści, wykonawcy, podwykonawcy, dostawcy, byli pracownicy, osoby w trakcie rekrutacji są objęci ochroną, w rozumieniu ustawy o ochronie sygnalistów.

Niezwykle ważną kwestią, którą należy zaznaczyć jest aspekt edukacyjny i budowanie w pracownikach przekonania, że sygnalizowanie problemów gdy odbywa się etycznie wpływa na poprawę bezpieczeństwa funkcjonowania pracodawcy.

Ponadto warto przekonywać, że zgłoszenie wewnętrzne jest lepszym rozwiązaniem niż zgłoszenie zewnętrzne - zgłoszenie zewnętrzne zawsze wiąże się z ryzykiem wyciągnięcia konsekwencji przez właściwy organ. W związku z powyższym bardzo ważnym aspektem, niezbędnym do przeprowadzenia przez pracodawcę jest odpowiednie szkolenie pracowników.

Ponadto, w ramach pełnienia funkcji Osoby wyznaczonej do obsługi zgłoszeń osoba ta przejmuje obowiązki związane z obsługą zgłoszeń, które spoczywają na pracodawcy, m.in.:

1. Utworzenie wewnętrznego kanału komunikacji dla sygnalistów ( mail – najlepiej poza domeną Pracodawcy, bezpieczny telefon, zgłoszenie pisemne, spotkanie osobiste celem zgłoszenia etc.)
2. Opracowanie procedur zgłaszania naruszeń, przy wykorzystaniu których pracownicy będą mieli możliwość dokonywania zgłoszeń;
3. Wprowadzenie procedury ochrony sygnalistów zgodnej z RODO oraz polityką antymobbingową w kontekście kodeksu etyki;
4. Prowadzenie rejestru zgłoszeń;
5. Przeszkolenie wszystkich pracowników w kontekście praw i obowiązków sygnalisty;
6. Opracowanie materiałów informacyjnych dotyczących funkcjonujących w jednostce kanałów zgłoszeń.

Ważne, aby te wszystkie działania były przemyślane i kompleksowe nie tylko w zakresie bezpiecznych kanałów dokonywania zgłoszeń, ale również wzięcia pod uwagę aspektów istotnych w zakresie ochrony danych (poufność sygnalisty). W ten zakres należy włączyć odpowiedzialność za prawidłowość wdrożenia oraz stałą obsługę (opracowanie procedur, obsługa kanałów komunikacji, postępowania wyjaśniające, szkolenia Pracowników etc.)

Adrianna Głuchowska – ekspert z dziedziny finansów publicznych, RODO i prawa pracy.

Zapraszamy do zapoznania się z naszą ofertą szkoleń dla sygnalistów.